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Webマスターが日々行う業務とは?


■午前

  • 【注文受け付けメール、問合せメール受信】
    ※急を要する場合は、内容に応じて迅速に対応。
  • 【サイト内の情報更新】
    日記、ブログ、お知らせなどを更新。
  • 【問合せメールへの返信】
  • 【注文受け付けメールを元に在庫確認】
  • 【受注確認メール送信】
    ※当日発送できない場合は、在庫確認後、お客様に発送可能な日時を連絡します。
    ※在庫がない場合、お客様にその旨をメールもしくは電話で連絡します。 入荷時期を知らせ、その時期まで待てるかどうかの確認をしましょう。お客様に不安を抱かせないためにも、迅速な対応を心がけて。

■午後

  • 【各種伝票発行、送り状作成、集荷依頼】
  • 【受注商品のピッキング、梱包】
    必要に応じて、のし、ラッピングを行います。
    ※支払い方法、連絡先を記載した納品書を同封。
    ※ショップや商品のパンフレット、ニュースレターなどを同封。
    ※メッセージカードやプレゼントを添えて、お客様に感謝の気持ち伝えましょう。アナログ的な手段(ちょっとしたプレゼント)で、お客様に「感動」を与えることができれば、再び来店していただける確率がアップします。
  • 【商品発送】
  • 【発送案内メール送信】
  • 【入金確認】
  • 【入金確認メール送信】
    ※未払いの場合、メールまたは電話でお客様に入金督促を行います。
    ※支払い方法が先払いの場合、入金確認後に商品を発送します。
  • 【日々の売上管理】
    ※訪問者数、受注数、売上、検索エンジンの表示順、発送数、問合せ数などを管理しておくと、販促活動の参考になります。

■夕方

  • 【商品データ入れ替え準備】
  • 【メールマガジン発行準備】
  • 【プロモーション活動の企画、準備】


(1) Webマスターの主な業務

ネットショップ運営全般の業務を行うWebマスターには、幅広い知識と能力が求められます。まず、Webマスターが行う業務として、基本となる5つを確認しましょう。

Webマスターの主な業務

1)商品の仕入れと準備

  • 商品の仕入れと、販売価格の決定
  • 仕入先ルートの選定と交渉
  • ラッピングや梱包のための資材調達
  • 配送業者との交渉
  • クレジット会社や代金回収会社との交渉
  • レンタルサーバの選定
  • 同業、競合サイトの調査
  • ショッピングモール出店に関する調査や手配 など

2)Webサイト関連作業

  • 商品やイベントのページ作成とアップロード
  • 日記、ブログ、お知らせなど、サイト内の情報更新
  • 掲示板、お客様からの問合せへの返答 など

3)商品の受注、発送、入金に関する業務

  • 受注、発送、入金に関する案内メール送信
  • 在庫管理
  • 納品書や請求書などの発行
  • 送り状作成、集荷依頼、梱包作業など、発送に伴う作業
  • 入金管理
  • 返品やキャンセルの処理
  • フォローメール送信 など

4)販促を目的としたプロモーション活動

  • SEO対策
  • PPC広告
  • メールマガジン
  • 季節や目的に応じた販促キャンペーン
  • ログ解析による顧客分析
  • 共同購入
  • オークション

5)インターネットに関する動向や関連法規の知識、技術の習得

  • プライバシーマークなど、セキュリティについての知識
  • 個人情報保護法、著作権法、薬事法など、関連法規の知識
  • インターネットに関する最新技術動向の把握 など



(2) Webマスターの重要業務

「Webマスターが日々行う重要業務」について、詳しく見ていきましょう。

2)Webサイト関連作業

ネットショップでは、お客様がお店の雰囲気や、商品を直接確認することができません。まずは、不安を取り除き、安心感を与えることを第一に考えましょう。そのために欠かせないのが、常に新しく、正確な情報を伝えること。発信し続けることが、お客様の信頼につながるのです。同時に、リピーターを飽きさせないためにも、定期的に情報を更新し、鮮度を保ちましょう。

  • 商品関連情報の更新、新商品の追加など、商品データの入れ替え
  • 販促キャンペーン用ページの作成
  • 商品写真の撮影
  • 日記、ブログ、お知らせなど、サイト内の情報更新
  • 掲示板、お客様からの問合せへの返答


3)商品の受注、発送、入金に関する業務

お客様からの問合せや、受注、発送、入金に関する処理は、「スピーディー」「丁寧」「正確」に行いましょう。この3つを心がけていれば、お店への印象がアップします。お客様おひとりおひとりにきめ細やかなサービスを行うことで、クチコミ、再訪、商品購入といったさまざまな効果が期待できるでしょう。

  • 注文受け付けメール、受注確認メール送信などの「受注業務」
  • 在庫確認、集荷依頼、梱包、発送案内メール送信などの「商品発送業務」
  • 納品書、請求書などの発行
  • 入金確認、入金確認メール送信、未入金督促などの「入金管理」
  • 返品やキャンセルの処理
  • クレーム対応
  • お客様からの問合せへの返答
  • フォローメール送信


4)販促を目的としたプロモーション活動

新規顧客の獲得と同様に、「リピーターの獲得はたいへん重要です。普段から、販促のためのプロモーションを計画し、積極的に実行しましょう。

  • SEO対策
  • PPC広告、アフィリエイト、バナー広告
  • メールマガジン発行
  • 季節や目的に応じたプレゼント企画
  • ログ解析による顧客分析
  • 共同購入、オークションの実施
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