パソコンのセキュリティを強化した後は、自店の運営体制を整えましょう。スタッフ一丸となって、お客様の個人情報を守る意識づくりを行うことが何よりも大切。セキュリティを強化するためには、一番効果的な方法です。もし情報が外部にもれてしまった場合、お店の信用を失います。以降の経営は、難しくなるかもしれません。お客様が「お店を信頼できる」と感じるためには、スタッフ全員の取り組みも重要なポイントなのです。作業の流れと使用する情報、ものなどを明確にして、自店のルールを作りましょう。
(1)パソコン
顧客情報などを管理するパソコンは、管理 者のみが利用。ID、パスワードを設定する。
(2)デジタルデータ
不要な顧客データなどは、管理パソコンか ら削除。保管する場合は、デジタル媒体、紙媒体とも鍵付きの戸棚に。
※定期的にチェックを行い、不要データは削除しましょう。
(3)注文用紙などの紙媒体
注文情報は、紙に印刷して管理。用紙は、施錠棚に保管する。デジタルデータの複製は行わないこと。
(4)台帳
利用目的ごとに台帳を分け、保管する。
※施錠した棚に保管すること。
スタッフ同士で情報をやりとりする際は、以下の点に注意を。
おおまかなスタッフの役割です。
Webサイトオーナー(経営者)
営業担当者
Webマスター
経理担当者
発送担当者