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スタッフ一丸となって、お客様の個人情報を守りましょう!

パソコンのセキュリティを強化した後は、自店の運営体制を整えましょう。スタッフ一丸となって、お客様の個人情報を守る意識づくりを行うことが何よりも大切。セキュリティを強化するためには、一番効果的な方法です。もし情報が外部にもれてしまった場合、お店の信用を失います。以降の経営は、難しくなるかもしれません。お客様が「お店を信頼できる」と感じるためには、スタッフ全員の取り組みも重要なポイントなのです。作業の流れと使用する情報、ものなどを明確にして、自店のルールを作りましょう。

(1)パソコン

顧客情報などを管理するパソコンは、管理   者のみが利用。ID、パスワードを設定する。

(2)デジタルデータ

不要な顧客データなどは、管理パソコンか   ら削除。保管する場合は、デジタル媒体、紙媒体とも鍵付きの戸棚に。
※定期的にチェックを行い、不要データは削除しましょう。

(3)注文用紙などの紙媒体

注文情報は、紙に印刷して管理。用紙は、 施錠棚に保管する。デジタルデータの複製は行わないこと。

(4)台帳

利用目的ごとに台帳を分け、保管する。
※施錠した棚に保管すること。



スタッフ同士で情報をやりとりする際は、以下 の点に注意を。

  1. お互いの役割を理解する
  2. 重要な情報であることを意識する
  3. 社外への持ち出しを禁止する
  4. 乱雑に保管しない
  5. 社用以外でパソコンを持ち出さない

おおまかなスタッフの役割です。

Webサイトオーナー(経営者)

  • Webマスター以外のID・パスワード保持者

営業担当者

  • 新着情報の更新
  • Webマスター以外のID・パスワード保持者

Webマスター

  • 商品の受発注管理
  • ホームページの更新
  • 問合せ対応

経理担当者

  • 入金確認
  • 配送依頼

発送担当者

  • 商品発送

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